Tweefasenaanpak: eerst uitwerken, dan realiseren

Eerst uitwerken, daarna besluiten over realisatie

Bij een tweefasenaanpak worden voorbereiding en realisatie onderscheiden. In de eerste fase werken partijen informatie, ontwerp, risico’s en prijs verder uit. Voor het overgangsbesluit moeten zij weten welke producten gereed moeten zijn en welke afspraken daarna gelden.

De HWBP-handreiking ondersteunt projectteams bij dat prijsvormingsproces. Zij beschrijft zowel een algemene aanpak als een specifieke methode met taakstellende budgetten. Het is een hulpmiddel voor de inrichting, geen uniforme overeenkomst die ieder tweefasenproject automatisch volgt. [1]

Fasering, samenwerking en voorwaarden zijn verschillende keuzes

Een bouwteam beschrijft samenwerking tijdens de voorbereiding. Een tweefasenaanpak beschrijft de gefaseerde uitwerking en besluitvorming. UAV-GC biedt voorwaarden voor een geïntegreerde opdracht. Die begrippen kunnen binnen één project samenkomen, maar zijn geen synoniemen.

Bij een bouwteam kan een afzonderlijk uitvoeringscontract volgen met klassieke of geïntegreerde voorwaarden. Bij een geïntegreerde tweefasenovereenkomst kan de overgang binnen dezelfde overeenkomst zijn geregeld. Kijk daarom naar de concrete stukken en verplichtingen. [2]

Het aantal documenten geeft op zichzelf geen antwoord op de vraag of partijen vrij kunnen stoppen. Leg die vraag naast de contractvormingsprocedure, beëindigingsgronden en eventuele voorwaarden voor een vervolgbesluit.

Bepaal welke onzekerheid de eerste fase moet verkleinen

Begin met de beslissingen waarvoor nog informatie ontbreekt. Een kadeontwerp kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van de funderingstoestand, beschikbare werkruimte en toegestane uitvoeringsperiode. Verbind ieder onderzoek aan zo’n beslissing. Anders ontstaat een lange onderzoekslijst zonder duidelijk moment waarop het ontwerp verder kan.

Laat ontwerp, raming en planning dezelfde uitgangspunten gebruiken. Als de ontwerper een andere uitvoeringsmethode veronderstelt dan de kostendeskundige, is een sluitende begroting nog geen betrouwbare uitvoeringsprijs. Organiseer daarom gezamenlijke controles bij de belangrijkste ontwerpbesluiten.

Een prijs is pas toetsbaar met zijn uitgangspunten

De HWBP-handreiking besteedt aandacht aan de onderbouwing en marktconformiteit van de realisatieprijs. De uitwerking met TB-PLAN en TB-REA hoort bij de beschreven methode met taakstellende budgetten; die termen zijn geen verplicht onderdeel van iedere tweefasenaanpak. [1]

Leg in het project vast welke kosten, opslagen en risicoreserveringen meetellen en hoe de beoordeling plaatsvindt. Benoem daarnaast wat bij een prijsverschil gebeurt. Een onafhankelijke toets is bruikbaar als de opdracht aan de deskundige helder is: wat wordt onderzocht en welke betekenis heeft de uitkomst? Een deskundigenadvies is niet zonder afspraak automatisch bindend.

Vergelijk bij een nieuwe raming niet alleen de eindbedragen. Laat zien welk verschil komt door gewijzigde hoeveelheden, tarieven, ontwerpkeuzes of risico’s. Zo kan de opdrachtgever over maatregelen besluiten in plaats van alleen een hoger totaal te constateren.

Het overgangsbesluit heeft een inhoud en een procedure

Maak bij het besluit onderscheid tussen gereed ontwerpwerk, geaccepteerde uitgangspunten en nog openstaande voorwaarden. Leg vast wie namens de opdrachtgever beslist en welke instructie de uitvoering nodig heeft. Een groen dashboard vervangt geen contractueel besluit.

Regel ook de situatie waarin geen vervolgopdracht ontstaat. Denk aan de vergoeding van de eerste fase, overdracht van informatie, gebruiksrechten en nog lopende verplichtingen. Laat die afspraken aansluiten op de gekozen contractstructuur; de term go/no-go maakt beëindiging niet vanzelf kosteloos of vrij.

Uitgestelde prijsvorming vraagt vooraf duidelijke spelregels

Beschrijf bij een aanbesteding hoe de prijs wordt bepaald, hoe zij wordt getoetst en wat gebeurt wanneer partijen geen overeenstemming bereiken. De keuze van prijs- en kwaliteitscriteria moet op dat latere proces aansluiten. Tweefasen betekent niet automatisch dat bij aanbesteding uitsluitend kwaliteit telt.

Bij latere wijzigingen blijven de aanbestedingsrechtelijke grenzen relevant. PIANOo wijst onder meer op duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige herzieningsclausules en de voorwaarden voor toepassing daarvan. Een open begroting of gezamenlijk akkoord is op zichzelf geen grond om een aanbestede opdracht onbeperkt te veranderen. [3]

Controleer de overgang tussen de contractstukken

Vergelijk vóór de realisatie de definities, ontwerpafspraken, bevoegdheden en financiële bepalingen van beide fasen. Een bedrag dat in het ene stuk taakstellend budget heet en in het andere plafond, kan een wezenlijk andere verwachting oproepen. Los dat verschil op voordat het uitvoeringsteam erop gaat werken.

Bewaar één overzicht van de geldende stukken en versies. Leg vast welke documenten vervallen, welke blijven gelden en welke afspraken zijn toegevoegd. Neem het resultaat mee in de overdracht naar de uitvoering.

Weeg de meerwaarde af tegen de benodigde inzet

De aanpak kan helpen als vroege betrokkenheid van de uitvoerende partij nodig is om een onzekere opgave verantwoord uit te werken. Maak vooraf aannemelijk welke onzekerheden in fase één kleiner worden en welk besluit daardoor beter kan worden genomen.

Er blijft capaciteit nodig voor onderzoek, kostenbeoordeling en besluitvorming. Als scope en ontwerp al voldoende zijn uitgewerkt, moet de extra fase een concrete meerwaarde hebben. Gebruik de contractvergelijker om de taakverdeling en prijsafspraken naast alternatieven te leggen.

Voorbeeld: een besluit met een nog openstaand onderzoek

Fictieve situatie ter uitleg.

Aan het eind van fase één is de prijs voor een kadeherstel uitgewerkt, maar ontbreekt een inspectie van de bestaande fundering. Maak zichtbaar welk deel van ontwerp en prijs van die inspectie afhangt. Benoem wie het onderzoek afrondt, wanneer de uitkomst nodig is en welke besliscriteria zijn afgesproken.

Beoordeel volgens het contract of de overgang kan plaatsvinden, aanvullende afspraken nodig zijn of het besluit moet worden uitgesteld. Leg aannames en consequenties vast. Een groen voortgangsoverzicht is onvoldoende als een voorwaarde voor uitvoering nog niet is vervuld.

Verder lezen: Een contractdossier overdragen aan de uitvoering.

Het besluit over realisatie voorbereiden

Gebruik deze aandachtspunten bij de voorbereiding met het projectteam. Leg per onderwerp vast wie het uitwerkt, welke informatie nodig is en wanneer een besluit wordt genomen.

• Maak een overzicht van de producten die aan het eind van de eerste fase gereed moeten zijn.
• Koppel de raming aan een afgesproken scope, planning en risicodossier.
• Laat de prijs onderbouwen en toetsen volgens het vooraf vastgelegde proces.
• Leg vast welke afspraken gelden bij doorgaan, aanpassen of beëindigen.