RISMAN in bouwprojecten

De analyse en het proces hebben verschillende functies

De oorspronkelijke RISMAN-uitwerking onderscheidt vier onderdelen van de risicoanalyse: het doel vaststellen, risico’s in kaart brengen, de belangrijkste risico’s vaststellen en mogelijke beheersmaatregelen inventariseren. De historische Quick-scan voor planningen laat ook zien hoe die analyse aansluit op een doorgaande beheerscyclus. [1]

Een analyse kan dus voorstellen opleveren zonder dat al over uitvoering is besloten. De vervolgvraag is welke maatregelen worden gekozen, wie ze uitvoert, welke middelen nodig zijn en hoe het effect wordt beoordeeld. Daarna wordt de analyse bijgewerkt. De gemeente Coevorden beschrijft dit onderscheid eveneens in haar uitleg van RISMAN. [2]

Praktijkorganisaties delen deze cyclus soms anders in. Het Hoogwaterbeschermingsprogramma beschrijft bijvoorbeeld inventariseren, kwantificeren en analyseren, maatregelen formuleren en monitoren en evalueren als vier fasen. De benamingen verschillen, maar analyse en opvolging horen bij elkaar. [3]

Leg binnen het project vast waar een voorstel overgaat in een opdracht of actie. Een aantekening ‘onderzoek uitvoeren’ heeft pas praktische betekenis wanneer omvang, verantwoordelijke, oplevermoment en beoordeling zijn geregeld. Een maatregel die nog op goedkeuring wacht, moet herkenbaar blijven als voorgenomen.

Begin bij de vraag die het project moet beantwoorden

Een bruikbare risicosessie begint met een concrete aanleiding. Kan de uitvoering in deze straat verantwoord starten? Is het ontwerp voldoende uitgewerkt voor aanbesteding? Welke onzekerheden bepalen de keuze tussen renovatie en vervanging? De vraag bepaalt de afbakening, deelnemers en benodigde informatie.

Benoem de betrokken projectfase, objecten en doelen. Spreek ook af vanuit wiens perspectief wordt gekeken. Een financieel gevolg voor de eigenaar is niet vanzelf hetzelfde gevolg voor de aannemer. Een omleiding kan binnen het projectbudget passen, terwijl bewoners of bedrijven aanzienlijke hinder ondervinden.

Gebruik de actuele projectopdracht, planning, raming, onderzoeken en relevante afspraken. Noteer ontbrekende informatie. Als een groep verschillende ontwerpversies voor zich heeft, kunnen ogenschijnlijke verschillen in risico-inschatting feitelijk verschillen in uitgangspunten zijn.

Stem de diepgang af op de beslissing. Een afgebakende verkenning kan met een korte analyse beginnen. Een onzeker uitvoeringsbesluit kan specialistisch onderzoek vragen. Het aantal beschreven risico’s zegt op zichzelf weinig over de kwaliteit van de afweging.

Beschrijf de oorzaak, de gebeurtenis en het gevolg

‘Bodem’, ‘vergunningen’ en ‘netbeheerder’ zijn onderwerpen. Werk uit wat er door een bepaalde oorzaak kan gebeuren en welk projectdoel daardoor wordt geraakt. CROW benadrukt bij risicoanalyse het afzonderlijk beschrijven van oorzaak, ongewenste gebeurtenis en gevolg. [4]

Bijvoorbeeld: door onvolledige informatie over de diepteligging van een bestaande leiding kan het ontworpen riool op een kruising niet uitvoerbaar blijken. Daardoor kunnen herontwerp, aanvullende werkzaamheden en een langere afsluiting nodig zijn.

Onderzoek die redenering kritisch. Welke gegevens ontbreken precies? Op welke kruising kan het probleem spelen? Waarom zou herontwerp de uitvoering vertragen? Een specifieke omschrijving helpt bepalen of onderzoek naar de ligging, aanpassing van het ontwerp of een andere werkvolgorde zinvol is.

Maak onderscheid tussen een aanname, een onzeker voorval en een vastgesteld probleem. Als onderzoek al heeft aangetoond dat de leiding met het ontwerp conflicteert, is dat conflict geen gebeurtenis meer die misschien optreedt. De omvang van het herstel of de gevolgen voor de planning kunnen nog wel onzeker zijn. Verbind het opgetreden risico dan aan de behandeling van de afwijking en behoud de historie.

Bekijk het project vanuit verschillende belangen en disciplines

De klassieke RISMAN-brillen omvatten politiek en bestuur, maatschappij en sociale omgeving, techniek en uitvoering, organisatie, recht en regelgeving, ruimte en geografie en financiën en economie. Zij helpen om vanuit meerdere invalshoeken te kijken. [1]

Gebruik die invalshoeken als aanleiding voor vragen. Welke eigen besluiten moeten tijdig beschikbaar zijn? Kunnen bewoners hun woning bereiken? Zijn technische aansluitingen uitvoerbaar? Is genoeg capaciteit beschikbaar om ontwerpen te beoordelen? Bekijk ook veiligheid en toekomstige beheerbaarheid expliciet.

Nodig mensen uit die de relevante werkzaamheden en omstandigheden kennen. Naast projectleiding en projectbeheersing kunnen dat ontwerpers, uitvoering, contractmanagement, omgevingsmanagement, beheerders en deskundigen van derden zijn. Bij een volgend besluit kan een andere samenstelling nodig zijn.

Laat deelnemers eerst zelf risico’s benoemen en bespreek daarna de samenhang. Een stille deelnemer kan relevante informatie hebben die in een snel groepsgesprek niet naar voren komt. Bewaar afwijkende inschattingen met hun argumenten wanneer overeenstemming ontbreekt. Een gemiddeld cijfer kan een inhoudelijk verschil verhullen.

Beoordeel risico’s op een gemeenschappelijke basis

Spreek vóór het beoordelen af wat kans en gevolg betekenen. Gaat het om optreden gedurende de hele uitvoering, tijdens één werkvak of binnen een specifieke onderhoudsperiode? Wordt gerekend met bestaande maatregelen of met een situatie waarin die ontbreken? Leg ook de peildatum en gebruikte informatie vast.

Bij een kwalitatieve beoordeling kunnen klassen helpen, bijvoorbeeld voor kans, extra kosten, vertraging en gevolgen voor gebruikers. Beschrijf de grenzen van de gekozen klassen. ‘Groot gevolg’ moet binnen het project een herkenbare betekenis hebben.

Een vermenigvuldiging van klassecijfers kan helpen bij het ordenen, maar klassecijfers zijn rangorden en geen exacte kans- of gevolgmetingen. De uitkomst bevat daardoor weinig detail. Een zeer kleine kans met een ernstig gevolg kan dezelfde rekenscore krijgen als een veel voorkomende beperkte afwijking. Een score van 15 is geen kans van 15% en geen bedrag. Gebruik zulke scores daarom samen met de onderliggende omschrijving en argumenten.

Bekijk belangrijke gevolgen afzonderlijk. Een laag kostenrisico kan samengaan met een onaanvaardbare veiligheids- of bereikbaarheidsuitkomst. Een classificatie vervangt de noodzakelijke inhoudelijke toetsing en het voldoen aan toepasselijke eisen niet.

Beoordeel bovendien samenhang. Dezelfde ontbrekende leidinginformatie kan in een ontwerp-, plannings- en kostendossier terugkomen. Leg de verbanden vast en voorkom dat dezelfde financiële gevolgen meerdere keren als afzonderlijke risico’s worden opgeteld.

Houd de actuele beoordeling en het verwachte resteffect apart

Voor de dagelijkse sturing adviseert Protitec om verschillende beoordelingsmomenten herkenbaar te bewaren. Onderstaande indeling is een praktische werkafspraak; organisaties kunnen andere namen hanteren.

Een geplande inspectie verlaagt de onzekerheid nog niet. Ook een uitgevoerd onderzoek kan een ongunstige toestand bevestigen. De opbrengst kan juist zijn dat het project een beter besluit kan nemen, zonder dat kans of gevolg lager wordt.

Bewaar daarom beoordelingsdatum, beoordelaar en onderbouwing. Een nieuw kleurvak zonder uitleg maakt de ontwikkeling niet navolgbaar. Laat zien wat veranderde door nieuwe informatie, door een uitgevoerde maatregel of door een gewijzigd projectdoel.

Kies een maatregel die op de oorzaak of het gevolg ingrijpt

Een maatregel moet beschrijven wat daadwerkelijk wordt gedaan. ‘Bewaken’, ‘aandacht houden’ en ‘overleggen’ zijn zonder nadere uitwerking moeilijk te beoordelen. Benoem het beoogde resultaat en waarom dat het risico beïnvloedt.

Een andere ontwerpoplossing kan een kwetsbaar raakvlak vermijden. Aanvullend onderzoek kan onzekerheid over de bestaande toestand verkleinen. Een tijdelijke voorziening kan de gevolgen van uitval beperken. Voorbereid herstelmaterieel kan de reactietijd na een storing verkorten. Onderzoek bij iedere keuze ook nieuwe nadelen of risico’s die door de maatregel ontstaan.

Vergelijk verwachte werking, uitvoerbaarheid, inspanning en gevolgen voor andere doelen. Een onderzoek dat na het uitvoeringsbesluit gereedkomt, helpt dat besluit niet meer. Een voorgestelde maatregel waarvoor geen capaciteit is gereserveerd, is nog geen uitvoerbare beheersing.

Acceptatie kan een bewuste keuze zijn wanneer het resterende risico binnen de toepasselijke kaders past. Leg vast wie die keuze mag maken, welke gevolgen worden aanvaard, welke signalen worden gevolgd en wanneer heroverweging nodig is. Een risico onderbrengen bij een andere contractpartij vraagt passende afspraken; daarmee verdwijnt de gebeurtenis niet uit het project.

Maak eigenaarschap en uitvoering afzonderlijk duidelijk

In de hier beschreven werkverdeling bewaakt de risico-eigenaar het inhoudelijke risico, volgt ontwikkelingen en organiseert een voorstel wanneer bijsturing nodig is. Kies iemand die voldoende zicht heeft op het werk en invloed kan uitoefenen. Leg het mandaat vast. Als noodzakelijke invloed ontbreekt, moet een andere verantwoordelijke of een escalatieroute worden geregeld.

De maatregelhouder voert een afgesproken actie uit. Bij één risico kunnen meerdere maatregelhouders horen. Een technisch manager kan de risico-eigenaar zijn, terwijl een ontwerper onderzoek uitwerkt en een omgevingsmanager afspraken met een netbeheerder organiseert. Ook het Hoogwaterbeschermingsprogramma onderscheidt de risico-eigenaar en de actiehouder. Stem de precieze taken af op de eigen projectorganisatie. [3]

De projectleiding zorgt dat afwegingen en besluiten plaatsvinden binnen de afgesproken bevoegdheden. Projectbeheersing kan de actualisatie coördineren en samenhang met planning en prognose bewaken. Daarmee neemt de coördinator de inhoudelijke verantwoordelijkheid niet automatisch over.

Houd deze interne rolverdeling gescheiden van de contractuele risicoverdeling. Het aanwijzen van een risico-eigenaar in een register bepaalt op zichzelf niet wie financieel aansprakelijk is. Een projectreservering geeft evenmin automatisch recht op betaling aan een aannemer. Beoordeel aanspraken en wijzigingen volgens de concrete overeenkomst en de toepasselijke besluitvorming.

Een fictieve casus met een ingevuld risicodossier

Een gemeente vernieuwt een riool en richt de straat opnieuw in. De bereikbaarheid van woningen moet tijdens het werk behouden blijven volgens de vastgestelde fasering. Vijf weken vóór de geplande start ontbreekt betrouwbare informatie over een leiding op een kruising met het nieuwe riool.

Het team heeft ‘afstemmen met netbeheerder’ als maatregel genoemd, maar nog geen afspraken over de benodigde gegevens en het uiterste beslismoment gemaakt. De technisch manager laat de risico-inschrijving concretiseren. De onderstaande registratie is een momentopname vóór uitvoering van de nieuwe maatregelen.

Het team kiest vervolgens drie concrete maatregelen. De weekaanduidingen hieronder zijn fictieve projectafspraken ten opzichte van de geplande start.

‘Gereed’ betekent hier dat het afgesproken product beschikbaar is voor beoordeling. Leg daarnaast vast wie het resultaat beoordeelt en wie een ontwerp of uitvoeringsbesluit mag vaststellen. Een maatregelhouder die een document heeft aangeleverd, heeft daarmee niet automatisch aangetoond dat het risico voldoende wordt beheerst.

Blijkt uit het onderzoek dat de leiding conflicteert met het riool, dan registreert het team de aangetroffen toestand als afwijking. Het onderzoekt de oplossing en de gevolgen voor geld en tijd en behandelt een eventuele contractwijziging afzonderlijk. Het risico op de ontdekking is opgetreden; onzekerheid over tijdige oplossing kan nog blijven bestaan.

Ontbreekt twee weken vóór start een uitvoerbare oplossing, dan legt de risico-eigenaar een besluitvraag voor aan de projectleiding: aanpassen van de fasering, aanvullend onderzoek of uitstellen van het betreffende werkvak. De status blijft open tot de noodzakelijke beoordeling en besluitvorming zijn afgerond. Een lagere kleur om de startdatum te behouden helpt het project niet.

Bespreek voortgang en effect in het reguliere projectoverleg

Richt de opvolging zo in dat tijdig handelen mogelijk blijft. Een maandelijkse bespreking kan passen bij een verkenning, terwijl een kritisch uitvoeringsraakvlak een veel kortere opvolging vraagt. Het benodigde ritme volgt uit het eerstvolgende beslismoment en de snelheid waarmee de situatie kan veranderen.

Bespreek vooral nieuwe informatie, verlopen actiedata, maatregelen die onvoldoende werken en besluiten die op korte termijn nodig zijn. Het Nationaal Programma Lokale Warmtetransitie benadrukt in zijn praktische RISMAN-uitwerking eveneens het regelmatig bespreken en bijwerken van risico’s en maatregelen. [5]

Een bruikbaar gesprek over een belangrijk risico beantwoordt de volgende vragen:

• Wat is sinds de vorige beoordeling aantoonbaar veranderd?
• Welke maatregel is uitgevoerd en welk resultaat is beoordeeld?
• Welk risico blijft over en op welke informatie berust die beoordeling?
• Welke actie of welk besluit is vóór de volgende projectstap nodig?

Verlaag een inschatting niet uitsluitend omdat een maatregel is afgevinkt. Onderzoek de werking. Een bewonersbrief kan aantonen dat informatie is verzonden; zij bewijst niet dat een afgesloten route voor hulpdiensten bruikbaar is. Voor dat laatste zijn andere afspraken en controles nodig.

Verbind het dossier met planning, kosten en contractbeheersing

Neem maatregelen met een doorlooptijd op in de planning. Benoem de werkzaamheden of besluiten die ervan afhangen. Registreer de kosten van gekozen maatregelen in de passende kostenposten en onderbouw de resterende onzekerheid in de prognose. Voorkom overlap tussen de basisraming, maatregelen, risico-opslagen en afzonderlijke gevolgen.

Een risico dat voor geld relevant is, kan ook de uitvoeringsduur of een werkvenster beïnvloeden. Dat vraagt inzicht in afhankelijkheden. Het optellen van losse vertragingen geeft niet vanzelf een juiste einddatum als activiteiten parallel lopen of nog ruimte in de planning hebben.

Bij een kwantitatieve analyse kunnen kansverdelingen, gevolgbedragen en doorlooptijden worden gebruikt. CROW beschrijft binnen SSK-2018 hoe spreidingen en risicogebeurtenissen met Monte Carlo-simulatie gezamenlijk worden onderzocht. De benodigde diepgang en presentatieafspraken moeten passen bij de gekozen analyse. [6]

Een kwalitatieve risicoscore kan daarvoor niet rechtstreeks als percentage of bedrag worden ingevoerd. Onderbouw de kansperiode, gevolgen en afhankelijkheden afzonderlijk. Onderzoek bijvoorbeeld of dezelfde ongunstige ondergrond zowel extra herstel als lagere productiviteit veroorzaakt. RISMAN ondersteunt de inhoudelijke analyse; een simulatie onderzoekt de gevolgen van de gemodelleerde onzekerheden.

Koppel belangrijke risico’s ook aan eisen, toetsing en contractuele verplichtingen. Als een onzekere toestand werkelijkheid wordt, kunnen naast het risicodossier een afwijkingsmelding, waarschuwing, toetsbevinding of wijzigingsvoorstel nodig zijn. Het bijwerken van het register vervangt de overeengekomen communicatie en procedures niet.

Draag het risico over met de informatie die erbij hoort

Bij een fasewisseling kunnen risico’s van karakter veranderen. Een onzeker ontwerpuitgangspunt kan inmiddels zijn onderzocht, terwijl het uitvoeringsrisico op datzelfde raakvlak juist belangrijker wordt. Neem de lijst daarom inhoudelijk door bij aanbesteding, overdracht aan uitvoering en overgang naar beheer.

Draag de onderbouwing, openstaande maatregelen, gevolgen en beslismomenten mee over. Bespreek met de ontvanger wat die daadwerkelijk kan beïnvloeden en welke kennis nog ontbreekt. Een register verzenden is geen bevestiging dat iemand de verantwoordelijkheid heeft aanvaard.

Voor beheer zijn bijvoorbeeld resterende onzekerheden over levensduur, inspecteerbaarheid en vervangbaarheid relevant. Maak duidelijk welke prestaties worden verwacht, welke signalen worden gevolgd en welke acties nodig zijn als de situatie verslechtert. Daarmee blijft het risico verbonden met de functie die het object gedurende het gebruik moet leveren.

Sluit een risico pas af met een reden: de gebeurtenis is niet meer relevant, de risicoperiode is verstreken of de verdere behandeling is herkenbaar elders ondergebracht. Bewaar de historie en koppel eventuele vervolgpunten. Een uitgevoerd actiepunt of betaalde factuur is op zichzelf onvoldoende reden voor afsluiting.

De bijdrage van Protitec

Protitec verbindt project- en contractmanagement met informatie en de praktijk van beheer en onderhoud. Bij risicomanagement richten wij ons op de inhoud achter de registratie: welke gebeurtenis vraagt aandacht, welke maatregel is uitvoerbaar en welke beoordeling moet op tijd beschikbaar zijn?

Een bruikbaar risicodossier helpt de ontwerper bij het onderzoeken van een raakvlak, de contractmanager bij het voorbereiden van afspraken en de projectleiding bij het nemen van een besluit. De samenhang blijft zichtbaar wanneer dezelfde gegevens terugkomen in planning, kostenprognose, ontwerp en overdracht.

Begin bij het volgende belangrijke projectbesluit. Selecteer de risico’s die dat besluit kunnen beïnvloeden en controleer per risico of eigenaar, maatregel, termijn, bewijs en resterende onzekerheid duidelijk zijn. Zo krijgt RISMAN een concrete plaats in de dagelijkse projectsturing.