Modelovereenkomst Kost+: samenwerken met een richtprijs en open kosten

Kost+ is meer dan een manier van afrekenen

Bij een renovatie weet je vooraf niet altijd wat achter een wand of onder een fundering zit. Een vaste prijs vraagt dan om aannames. Opdrachtgever en aannemer kunnen die onzekerheid verschillend waarderen, waardoor de prijsvorming vastloopt. De modelovereenkomst Kost+ is ontwikkeld voor opgaven waarbij een vaste prijs vooraf moeilijk of niet wenselijk is.

Er is een verschil tussen kostprijs-plus als algemeen prijsprincipe en de specifieke Modelovereenkomst Kost+. Dat model is opgesteld door AT Osborne, Duet advocaten en Rozemond Advocaten. Het verbindt kostenvergoeding aan afspraken over samenwerking, een richtprijs en financiële prikkels. Alleen ‘open boek’ afspreken betekent dus niet dat dit model van toepassing is.[1]

Welke opdracht kun je ermee inrichten?

De toelichting van de opstellers beschrijft mogelijkheden voor uitvoering, ontwerp en uitvoering, en een gefaseerde opdracht. Welke werkzaamheden bij wie liggen en welke besluiten nodig zijn, moet projectspecifiek worden uitgewerkt. Kost+ is daardoor niet uitsluitend een aanvulling op een bouwteam en ook niet beperkt tot één vaste ontwerpverdeling.[2]

Begin met de vraag wat de onzekerheid veroorzaakt. Ontbreekt informatie die je redelijkerwijs eerst kunt onderzoeken? Of blijft er tijdens de uitvoering onzekerheid bestaan die je samen moet beheersen? Onze praktische aanbeveling is om dat onderscheid vast te leggen voordat je de contractvorm kiest. Het voorkomt dat een ander financieel model wordt gebruikt als vervanging voor noodzakelijke voorbereiding.

Richtprijs, prognose en betaling zijn verschillende bedragen

De richtprijs is het afgesproken referentiepunt voor het participatiemechanisme. De activiteitenraming en een eventuele risicoreservering onderbouwen dat bedrag. In de modelopzet staan de opslagen voor algemene kosten en winst daar los van. Vergelijk de werkelijke kosten daarom met de richtprijs op dezelfde grondslag.[2]

De eindkostenprognose laat zien wat het werk naar de actuele inzichten waarschijnlijk gaat kosten. Die prognose kan veranderen zonder dat de contractuele richtprijs verandert. Een richtprijswijziging vraagt een grond uit de overeenkomst en de bijbehorende behandeling. Alleen een tegenvaller of hoger verwacht eindbedrag is daarvoor niet genoeg.

De uiteindelijke betaling bestaat uit de contractueel vergoedbare kosten, de afgesproken opslagen en de afrekening van het participatiemechanisme. Houd dus drie vragen uit elkaar: wat wordt vergoed, mag het referentiepunt wijzigen en hoe wordt over- of onderschrijding verdeeld? De richtprijs is op zichzelf geen betalingsplafond.[2]

Verwar deze modelafspraak niet met alleen een wettelijke richtprijs. Art. 7:752 BW bevat een regeling voor een redelijke prijs en voor overschrijding van een richtprijs. De opstellers lichten toe dat Kost+ de prijsregeling juist contractueel nader uitwerkt. Beoordeel daarom de gekozen modeltekst en afwijkingen voordat je een wettelijke 10%-grens op de Kost+-afrekening toepast. [3] [2]

Rekenvoorbeeld: wat houden beide partijen over?

Neem een fictieve richtprijs van € 1.000.000. In dit voorbeeld bedragen de opslagen 12% voor algemene kosten en 6% voor basiswinst, berekend over de werkelijke kosten. Partijen delen een onder- of overschrijding 50/50. Alle getoonde kosten zijn verondersteld vergoedbaar.

Voor de begrenzing kiezen we hier twee verschillende grondslagen: de extra beloning bij onderschrijding (gain) is maximaal € 60.000, de basiswinst bij kosten gelijk aan de richtprijs. De bijdrage bij overschrijding (pain) is maximaal de basiswinst van 6% over de werkelijke kosten. Dit zijn gekozen rekenafspraken, geen standaardpercentages of verplichte begrenzingen van Kost+.

Bij € 900.000 aan kosten ontvangt de opdrachtnemer € 54.000 basiswinst en € 50.000 gain. De totale winst wordt € 104.000. De opdrachtgever betaalt € 1.112.000, tegenover € 1.180.000 bij kosten gelijk aan de richtprijs. De besparing komt dus ook door de lagere procentuele opslagen.

Bij € 1.200.000 aan kosten begrenst de gekozen paincap de bijdrage van de opdrachtnemer op € 72.000. Zijn winst wordt nul; de algemene kosten worden in dit voorbeeld nog vergoed. De opdrachtgever betaalt € 1.344.000. Dit laat zien waarom een richtprijs en een begrensde prikkel niet hetzelfde zijn als zekerheid over de maximale uitgave.

Na het bereiken van een cap werkt de prikkel anders. Minder kosten leiden niet onbeperkt tot meer winst; ook de basiswinst beweegt met de werkelijke kosten mee. Algemene kosten zijn een kostenvergoeding en worden in deze berekening niet als winst aangemerkt.

Openboek vraagt deskundigheid en duidelijke toegang

Een werkelijk gemaakte uitgave is niet automatisch vergoedbaar. Toets de uitgesloten kosten aan de overeenkomst, bijvoorbeeld bij ontbrekende administratieve onderbouwing of het niet volgen van de afgesproken inkoopprocedure.[2]

Een open kostenadministratie bestaat uit meer dan facturen. Ook uren, inkoopafspraken, kortingen en de herkomst van kosten moeten navolgbaar zijn. De aannemer beheerst zijn kosten en uitvoering. De opdrachtgever organiseert voldoende deskundigheid om de informatie te beoordelen en zijn eigen budget te bewaken.

Spreek af wie inzage krijgt, hoe controles plaatsvinden en hoe onjuistheden worden gecorrigeerd. Openboek betekent niet dat ieder teamlid onbeperkt alle commerciële informatie mag gebruiken. Toegang, vertrouwelijkheid en gebruik horen bij de gekozen contractafspraken en eventuele wettelijke verplichtingen.

Maak bovendien zichtbaar wat in tarieven, werkelijke kosten en opslagen zit. Bij inkoop via onderaannemers of groepsmaatschappijen verdient dubbele vergoeding aandacht. Leg de gekozen regeling vast. Een vaste vergoeding voor algemene kosten kan een projectspecifieke variant zijn, maar is niet zonder meer de standaard procentuele opslag uit het model.

Waarschuwingen verbinden met besluiten en prognoses

Bij een dreigende vertraging of kostenafwijking moet het team tijdig handelen volgens de overeengekomen waarschuwingsregeling. Leg het signaal en de opvolging vast. Alleen een probleem in het overleg bespreken biedt onvoldoende houvast als later onduidelijk is wie wanneer over welke informatie beschikte.

In de praktijk werken contractmanager en projectbeheersing hier nauw samen. De contractmanager bewaakt de formele behandeling; projectbeheersing verbindt kosten, planning en prognose. Techniek en omgeving brengen oplossingsmogelijkheden in. De projectleiding zorgt dat de bevoegde personen op tijd besluiten nemen. Dit is een praktische rolinvulling, geen voorgeschreven teamsamenstelling uit Kost+.

Houd oorspronkelijke richtprijs, vastgelegde richtprijswijzigingen en actuele eindkostenprognose afzonderlijk bij. Bespreek ook besparingsmogelijkheden. Een waarschuwing brengt informatie op tafel, maar verandert de richtprijs niet automatisch.

Wat moet je vóór de start uitwerken?

Een bruikbare inrichting maakt duidelijk hoe projectteam en financiële administratie samenwerken. Leg vast wie informatie controleert en wanneer besluiten worden genomen. Besteed daarbij aandacht aan:

• De activiteiten, uitgangspunten en raming waarop de richtprijs berust.
• De kostenopbouw, opslagen en projectadministratie.
• De overeengekomen inkoopprocedure en onderbouwing van uitgaven.
• De behandeling van wijzigingen en afwijkingen.
• De periodieke prognose van de totale kosten en de resterende onzekerheden.

Dit is onze praktische vertaling naar de projectorganisatie. Gebruik voor het opstellen van een overeenkomst de actuele modeltekst en bijbehorende toelichting. Controleer ook de gekozen opties en annexen; een korte samenvatting kan die documenten niet vervangen.[4]

Bij een gefaseerde opdracht verdienen het continueringsbesluit en de route bij een verschil over de richtprijs aparte aandacht. Spreek af welke producten gereed moeten zijn en welke escalatie- of adviesprocedure geldt. Het inschakelen van een kostendeskundige maakt diens oordeel niet vanzelf bindend. Leg ook de gekozen afspraken over herstel van gebreken en de kosten daarvan vast.

Voorbeeld: onzeker herstel aan een bestaande constructie

Neem een fictief project waarin de omvang van betonherstel pas tijdens het vrijmaken volledig zichtbaar wordt. Het team legt de veronderstelde omvang en werkzaamheden vast in de raming. Tijdens uitvoering blijkt extra herstel nodig.

De werkvoorbereider registreert de bevindingen per locatie, de kostendeskundige onderbouwt de extra inzet en de planner beoordeelt de gevolgen voor vervolgwerk. Vervolgens behandelt het team afzonderlijk de kostenvergoeding en de vraag of de gebeurtenis volgens het contract tot een richtprijswijziging leidt. De prognose laat zien wat de verwachte eindstand betekent voor budget en participatie.

Zo blijft zichtbaar waarom het bedrag verandert. Alleen een stapel facturen of een hoger totaalbedrag biedt daarvoor onvoldoende uitleg. Het voorbeeld illustreert een werkwijze en doet geen uitspraak over aanspraken in een werkelijk project.

Kost+ vergelijken met andere mogelijkheden

Vergelijk bij je keuze ook hoeveel capaciteit beschikbaar is voor kostencontrole, overleg en besluitvorming. Een opdrachtgever die vooral één vast eindbedrag wil vastleggen, stelt een andere vraag dan een team dat kosten transparant wil volgen en onzekerheden gezamenlijk wil behandelen.

In onze contractvergelijker kun je Kost+ naast onder meer UAV-GC, bouwteammodellen en NEC4 ECC optie C zetten. De keuzehulp helpt de eerste afweging te maken. Voor de dagelijkse opvolging lees je ook hoe je een wijzigingenregister inricht.