AI in contractmanagement

Van projectinformatie naar onderbouwde actie

Bij Protitec bekijken we AI vanuit de praktijk van project- en contractmanagement. Wat is afgesproken? Wat is daadwerkelijk gebeurd? Welke informatie ontbreekt? En wie moet vervolgens handelen? Een bruikbare toepassing maakt die samenhang zichtbaar en laat zien waarop een voorstel berust.

Dat vraagt om meer dan een contract uploaden en een vraag stellen. De documentbasis moet kloppen, projectfeiten moeten herkenbaar zijn en mensen moeten de uitkomst kunnen controleren. Pas dan kan AI bijdragen aan verplichtingenbeheer, beoordeling van afwijkingen en wijzigingen en een beter toegankelijk projectdossier.

De actuele afspraak staat zelden in één document

De ondertekende overeenkomst is een belangrijk vertrekpunt, maar niet altijd de volledige basis voor een beoordeling. Ook toepasselijke voorwaarden, een Nota van Inlichtingen, een geaccepteerde aanbieding, addenda en latere wijzigingen kunnen de afspraak bepalen.

Daarnaast hangt de betekenis van een bepaling af van de feiten. Bij een meldplicht kan relevant zijn wanneer een partij kennis kreeg van een gebeurtenis. Bij meerwerk moet worden onderzocht wat al was opgedragen en of een bevoegd gegeven instructie bestaat. Een analyse van alleen de hoofdtekst kan juist die informatie missen.

We verbinden daarom drie informatielagen, elk met een eigen functie.

Het onderscheid blijft belangrijk. Een praktische aanbeveling is geen contractuele verplichting. Een ontwerpconcept heeft een andere status dan een vastgesteld uitvoeringsdocument. En een uitspraak onder een oudere contractversie kan niet zonder beoordeling worden toegepast op een nieuwe overeenkomst.

Waar AI tijdens het project kan helpen

AI kan ondersteunen bij het zoeken naar relevante bepalingen, vergelijken van teksten, ordenen van correspondentie en herkennen van mogelijke tegenstrijdigheden. Generatieve AI kan gevonden informatie vervolgens samenvatten of verwerken in een conceptbrief of beoordelingsnotitie.

Een mogelijke toepassing is het verbinden van kwaliteitsbeloften uit de aanbieding met beschikbaar uitvoeringsbewijs. Een andere is het ordenen van meldingen, besluiten en kosten bij een wijzigingsvoorstel. Ook een vergelijking tussen werkbonnen en onderhoudsafspraken kan helpen om ontbrekende informatie te signaleren.

De uitkomst vraagt steeds beoordeling. Een gevonden e-mail is niet vanzelf een geldige contractuele melding. Een afgesloten werkbon toont niet automatisch aan dat een storing is verholpen. En een afwijkende kostenpost zegt nog niet of die voor vergoeding in aanmerking komt.

Niet iedere functie hoeft daarvoor AI te gebruiken. Een herinnering op een bevestigde vervaldatum of een berekening met vastgelegde tarieven kan met voorspelbare regels worden ingericht. AI kan vooral helpen waar informatie moet worden gevonden, vergeleken of inhoudelijk verkend.

Maak van een clausule een uitvoerbare verplichting

Voor dagelijks contractmanagement is een zin uit het contract onvoldoende. Duidelijk moet zijn wie handelt, welke gebeurtenis de verplichting activeert, welke termijn geldt en welk resultaat met welk bewijs moet worden geleverd.

AI kan een mogelijke verplichting herkennen en een registratie voorstellen. De contractmanager moet vervolgens de bron, voorwaarden en toepasselijkheid controleren. Leg ook de verantwoordelijke, trigger, termijn en status vast voordat een voorstel als bevestigde taak wordt behandeld.

Vooral het startmoment van een termijn verdient aandacht. Dat kan samenhangen met ontdekking, ontvangst of een andere overeengekomen gebeurtenis. Als het dossier dat moment niet duidelijk maakt, moet de onzekerheid zichtbaar blijven. Een ontbrekend feit mag niet worden ingevuld om toch een exacte deadline te kunnen tonen.

Controleer bij afhandeling ook de inhoud van de handeling. Was het bericht aan de juiste ontvanger gericht, tijdig verzonden en voorzien van de vereiste informatie? Zijn bijlagen en ontvangstgegevens beschikbaar? Die vragen verbinden verplichtingenbeheer met het bewijs in het projectdossier.

Een afwijking en VTW beoordelen met AI

Neem een fictieve situatie: een aannemer treft een afwijkende bodemgesteldheid aan en dient een verzoek tot wijziging, een VTW, in. De opdrachtgever wil weten welke maatregel nodig is en welke gevolgen zijn onderbouwd.

Een bruikbare AI-analyse brengt de relevante contractbepalingen samen met onderzoeksgegevens, geldende ontwerpuitgangspunten, meldingen en besluiten. Ook planning en kostenregistraties worden betrokken. Ontbrekende documenten en tegenstrijdige informatie moeten zichtbaar worden gemaakt.

Daarna volgt de inhoudelijke beoordeling. Wat wijkt af van het overeengekomen uitgangspunt? Is aanpassing van werkzaamheden nodig? Welke verantwoordelijkheid en aanspraak worden aangevoerd? En welke gevolgen voor veiligheid, prestatie, tijd en geld zijn daadwerkelijk aangetoond?

In onze werkwijze wordt de afwijking eerst afzonderlijk geregistreerd en beoordeeld. Een noodzakelijke verandering wordt uitgewerkt in een gekoppeld VTW. Dat kan leiden tot meerwerk, minderwerk of een technische aanpassing zonder financiële gevolgen. Herstel van een eigen tekortkoming kan juist binnen bestaande verplichtingen vallen.

AI kan hiervoor informatie ordenen en een beoordelingsvoorstel voorbereiden. De contractmanager en betrokken deskundigen toetsen de inhoud; de bevoegde persoon neemt het besluit. Leg daarna de gekozen maatregel, eventuele voorwaarden en gevolgen voor de projectregistraties vast.

Verder lezen: Wijzigingen beheersen: van melding tot besluit.

Een bronverwijzing moet de conclusie dragen

Generatieve AI kan onjuiste informatie overtuigend formuleren. NIST beschrijft dit als een specifiek risico, naast onder meer privacy- en informatiebeveiligingsrisico’s. [1] In contractmanagement is daarom van belang dat een conclusie naar controleerbare informatie terugleidt.

Toon de relevante passage met document, versie en vindplaats. Maak ook duidelijk welke projectfeiten zijn gebruikt en welke nog ontbreken. Een bestaande bronlink is onvoldoende als de passage de voorgestelde conclusie niet ondersteunt.

Een toepassing kan eerst zoeken in een beheerde documentomgeving en daarna de gevonden passages gebruiken voor een antwoord. Die werkwijze wordt vaak retrieval-augmented generation, of RAG, genoemd. Zij maakt antwoorden op basis van eigen bronnen mogelijk, maar sluit zoek- en interpretatiefouten niet uit. Een verkeerde versie, ontbrekende bijlage of gemiste uitzondering kan de uitkomst veranderen.

Beoordeel daarom zowel het antwoord als de selectie van bronnen. Niet aangetroffen in de zoekresultaten betekent niet dat een afspraak of besluit niet bestaat.

Laat AI het dossier toegankelijk maken

Een projectdossier moet laten zien wat partijen op welk moment wisten, deden en besloten. Bewaar bronbestanden, versies, metadata en de relatie tussen berichten en bijlagen. Het DUTO-kader van het Nationaal Archief biedt aanknopingspunten voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. [2]

AI kan helpen een chronologie te reconstrueren en relevante verwijzingen te vinden. Die reconstructie moet als zodanig herkenbaar blijven. Uitvoering van werkzaamheden bewijst bijvoorbeeld niet vanzelf dat vooraf goedkeuring is gegeven.

Neem ook informatie mee die tegenstrijdig is met het aanvankelijke standpunt. Voor de opdrachtgever horen de eigen verplichtingen bij de analyse, zoals gegevenslevering, toegang en tijdige besluiten. Voor de opdrachtnemer moet een conceptclaim aansluiten op aantoonbare feiten, uren, hoeveelheden en gevolgen.

Een beheerde kennisomgeving helpt daarnaast om rechtspraak en contractversies zorgvuldig te gebruiken. Houd feiten, rechterlijk oordeel en praktische aanbevelingen uit elkaar. Actualiseer kennis zonder de historische afspraken van een ouder project te overschrijven.

Verder lezen: Van documenten naar projectinformatie.

Organiseer menselijke beoordeling als onderdeel van het proces

Een akkoordknop achter een AI-advies is geen voldoende ingerichte controle. De beoordelaar moet toegang hebben tot bronnen, weten welke onderdelen onzeker zijn en deskundig genoeg zijn om de gevolgen te beoordelen.

Maak onderscheid tussen zoeken, analyseren, een handeling voorbereiden en daadwerkelijk handelen. Een samenvatting vraagt een andere controle dan een brief waarmee een partij aansprakelijkheid erkent of een aanspraak meldt. Externe communicatie, prijsafspraken en vastgestelde projectstatussen moeten aansluiten op bevoegdheden en goedkeuring.

Leg vast wie na beoordeling verantwoordelijk is voor de gekozen actie. Zorg ook dat medewerkers begrijpen hoe zij bronnen controleren, beperkingen herkennen en onzekerheid behandelen. Artikel 4 van de AI-verordening verlangt maatregelen ter ondersteuning van AI-geletterdheid, afgestemd op kennis, ervaring en gebruikscontext. [3]

De classificatie onder de AI-verordening hangt samen met de beoogde functie en het gebruik. Contractinformatie zoeken is niet op grond van de naam van de toepassing automatisch hoog risico of vrijgesteld. Een uitbreiding naar bijvoorbeeld personeelsbeoordeling of een veiligheidsfunctie vraagt een nieuwe beoordeling. Gebruik daarvoor de actuele regels en toepassingsdata. [4]

Gegevens en leverancier moeten bij de toepassing passen

Contractdossiers kunnen persoonsgegevens, offertes, claims en vertrouwelijke correspondentie bevatten. Bepaal welke gegevens nodig zijn en wie de inhoud mag gebruiken. De Autoriteit Persoonsgegevens biedt een handreiking voor de ontwikkeling en ingebruikname van generatieve AI en een praktisch hulpmiddel voor organisaties die deze technologie willen aanschaffen, implementeren en gebruiken. [5] [6]

Beoordeel doel, grondslag, rollen, bewaartermijnen, beveiliging en eventuele doorgifte. Als een verwerking van persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van mensen, is vooraf een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, een DPIA, verplicht. [7] De beoordeling hoort bij de concrete verwerking; het gebruik van AI alleen geeft daarop geen volledig antwoord.

Toegangsrechten moeten ook gelden voor gevonden passages, samenvattingen en antwoorden. Informatie uit een afgeschermd document mag niet via de AI-uitkomst alsnog bij een onbevoegde gebruiker terechtkomen.

Maak met de leverancier afspraken over gegevensverwerking, logging, eventuele training, ondersteuning en incidenten. Leg ook functies, kwaliteitscriteria, gebruiksrechten en wijzigingen vast. Europese modelcontractbepalingen voor AI kunnen daarbij helpen, maar zijn niet automatisch van toepassing op iedere overeenkomst. Ze vormen een aanvulling op de overeenkomst en vervangen geen afspraken over bijvoorbeeld intellectueel eigendom, acceptatie, betaling en aansprakelijkheid. [8]

Een update kan het gedrag van de toepassing veranderen. Spreek daarom af hoe relevante wijzigingen worden gemeld en gecontroleerd. Regel daarnaast export en beëindiging, zodat het projectdossier en de noodzakelijke informatie bruikbaar blijven wanneer de samenwerking eindigt.

Begin met een afgebakende projectvraag

Een eerste toepassing werkt beter met een duidelijk doel. Bijvoorbeeld het vinden van relevante contractpassages bij een melding of het controleren van een verplichtingenregister. Bepaal vooraf wat een bruikbare uitkomst is en wie die beoordeelt.

Gebruik representatieve gevallen met verschillende documentversies, concepten, bijlagen en ontbrekende gegevens. Neem ook situaties op waarin onvoldoende basis bestaat voor een conclusie. Beoordeel gemiste informatie, onterechte signalen en de tijd die menselijke controle kost.

Een snelle eerste analyse die veel correctiewerk oplevert, is niet vanzelf een verbetering. Breid het gebruik uit wanneer bronkwaliteit, beoordeling en opvolging voldoende werken. Herhaal relevante controles bij veranderingen in model, documentomgeving of gebruiksdoel.

De ontwikkelrichting van ÆWA

De ontwikkelrichting van ÆWA is het verbinden van projectinformatie, vakkennis en concrete projectvragen. Daarbij gaat het om ondersteuning bij het herkennen van verplichtingen, afwijkingen, raakvlakken en benodigde besluiten.

Daarvoor zijn gestructureerde contractgegevens, herkenbare documentstatussen, een beheerde kennisomgeving en beoordeling door vakmensen nodig. De toepassingen in dit artikel beschrijven mogelijkheden en ontwikkelrichting. Zij betekenen niet dat iedere genoemde functie al in ÆWA beschikbaar of gevalideerd is.

Protitec brengt kennis van project- en contractmanagement in om die samenhang werkbaar te maken. We bepalen welke informatie nodig is, welke controle waarde toevoegt en hoe een signaal bij de juiste verantwoordelijke en beslisser terechtkomt. Zo kan AI bijdragen aan beter onderbouwde acties binnen een werkende projectorganisatie.

Verder lezen: De ontwikkeling van ÆWA.